Sedan starten har vi ägnat oss åt att utveckla och skräddarsy ett business intelligence-system specifikt för fastighetsbolag. I den här artikeln delar vi med oss av våra insikter om det unika värde som ett business intelligence-system kan tillföra dessa företag.

Att förstå ett Business Intelligence-system

Begreppet "Business Intelligence" har ett brett användningsområde och förknippas ofta med dashboards eller dashboard-verktyg som PowerBI, Tableau, Qlik och många andra. Vi använder avsiktligt "verktyg" snarare än "system" för att beskriva dessa programvaruprodukter för att belysa en viktig skillnad. Dessa verktyg utgör bara en del av ett heltäckande business intelligence-system. Man kan dra en parallell till en bil; verktyget för dashbords är analogt med chassit, medan andra komponenter tillsammans bildar drivlinan.

Ett BI-system består av tre huvuddelar: (1) teknik för dataintegration och -transformation, (2) en centraliserad databas som är optimerad för analys (även kallad datalager) och (3) programvara för dashbord. 

Så hur hänger detta ihop med fastighetsproffs? Fastighetsbolag är dataintensiva företag med komplicerade centrala datasystem. Medarbetarna ägnar mycket tid åt att sortera och organisera rådata från sina olika datasystem, särskilt systemen för fastighetsförvaltning och redovisning. Denna noggranna och manuella konsolidering av data är oumbärlig eftersom deras system inte lagrar data i ett analysvänligt format. Ofta kombinerar de också data från flera system till en enda rapport.

Det innebär att det inte räcker med att ansluta ett dashboardverktyg till våra databaser för att eliminera de manuella datahanterings processerna, vilket leder till otillfredsställande resultat för många företag i olika branscher. För att övervinna detta hinder måste man använda avancerad teknik som kan automatisera dessa manuella processer. Det är därför ett heltäckande BI-system är en nödvändighet; ett dashboard-verktyg ensamt kan inte få jobbet gjort.

Det finns många andra anledningar till varför fastighetsbolag behöver ett heltäckande BI-system snarare än bara ett dashboard-verktyg. Exemplet ovan bör dock vara tillräckligt tydligt.

Vad får fastighetsbolag att investera i ett Business Intelligence-system

Människor köper av naturen lösningar på problem snarare än extra fördelar. Här är några utmaningar som fastighetsbranchen ställs inför i samband med business intelligence-system.

Personberoende och försenad information

I de flesta fastighetsbolag är det ett fåtal teammedlemmar, ofta kallade power users, som hanterar respektive datasystem. Dessa personer, vanligtvis business controllers, medlemmar i ekonomiteamet och fastighetscontrollers, är kunniga om systemen och tillhandahåller regelbundet data till sina kollegor. Denna modell skapar dock sårbarhet inom organisationen och störningar uppstår om dessa power users inte är tillgängliga.

Dessutom leder deras expertis ofta till en ökande mängd förfrågningar som stör deras primära ansvarsområden och skapar en ohållbar eftersläpning. Med tiden kan detta leda till frustration och till och med missnöje med jobbet bland power users, på grund av att deras roller och ansvarsområden utökas.

Inkonsekvent och otillförlitlig information

Datakvalitet och konsekvent rapportering är ständiga utmaningar. Power users distribuerar inte bara data utan kontrollerar också de data som distribueras, vilket innebär att de ändrar, lägger till eller undanhåller data efter eget gottfinnande. Denna situation kan leda till risker i samband med manuell datahantering och rapportering.

Dessutom är det ofta så att systemanvändare och mottagare av data och rapporter är omedvetna om saknade data, felaktiga poster och andra avvikelser. Ett robust business intelligence-system kan inte bara distribuera data till lämpliga roller vid rätt tidpunkt, utan även visa på dataluckor och fel i de underliggande systemen. Detta kan ge sinnesro för alla datakonsumenter i organisationen, och hjälpa systemanvändare att upprätthålla en städad datagrund. 

Ofullständig bild

Det finns ofta viktiga dataelement som behövs i rapporter som inte finns i datasystemen, till exempel prognoser, fastighetsvärden, anpassad områdessegmentering med mera. Detta gap kan ytterligare förstärka behovet av manuell datahantering. Ett robust BI-system kan dock enkelt hantera sådana data, även om de finns i kalkylblad.

Avslutningsvis

Fastighetsbolag har unika och komplexa behov som enkla dashboard-verktyg inte kan hantera. Ett heltäckande business intelligence-system är mer än en lyx - det är en nödvändighet. Det löser olika problem som t.ex. stort databeroende, beroende av ett fåtal kraftfulla användare, förseningar och inkonsekvens i informationen samt utmaningen att integrera data från olika system. Ett fullt utrustat BI-system effektiviserar integrering, omvandling och presentation av data. Det minskar personberoendet och de därmed förknippade riskerna, förbättrar informationens tillförlitlighet och ger en fullständig bild genom att sammanställa data från flera källor. Frågan skiftar därmed från "varför behöver ett fastighetsförvaltningsföretag ett business intelligence-system?" till "hur snabbt kan de implementera ett?"