I dagens eiendomsforvaltning håndteres store mengder data, fra leiekontrakter til regnskap og energiforbruk. For å sikre optimal forvaltning og verdiskapning er det avgjørende at beslutninger baseres på nøyaktig og konsolidert informasjon. Det er her et datavarehus kommer inn i bildet, som et verktøy for å strukturere, integrere og analysere data. I denne artikkelen vil vi forklare hva et datavarehus er, og hvilken betydning det kan ha for eiendomsforvaltere.

En database optimalisert for analyse

Et datavarehus er en spesialisert database designet for analyseformål. Det fungerer som et knutepunkt mellom transaksjonssystemer (systemer hvor data registreres), som for eksempel regnskaps- og forvaltningssystemer, og rapporteringsverktøy. Tidligere har rapporter ofte vært Excel-baserte, men nå brukes mer avansert programvare som Power BI, Qlik og Tableau, som håndterer større datamengder og gir flere muligheter for grundig dataanalyse.

Hvorfor bruke et datavarehus?

Et naturlig spørsmål er: Hvorfor trenger man et datavarehus mellom rapporteringsverktøyene og transaksjonssystemene? Kunne man ikke koblet rapporteringsverktøy direkte til transaksjonssystemene? Det korte svaret er: Ja, det er mulig. Men om det er hensiktsmessig, er en helt annen sak.

Før du vurderer å "ta snarveien" utenom datavarehuset, er det tre viktige spørsmål du bør stille deg:

1. Er det mulig å utføre ønskede analyser basert på dataene som finnes i transaksjonssystemene?
2. Har du behov for å sammenstille data fra flere systemer for å få en helhetlig analyse?
3. Er det sannsynlig at du vil bytte systemleverandører i fremtiden?

Disse spørsmålene belyser de potensielle begrensningene ved å basere seg utelukkende på transaksjonssystemer, og illustrerer fordelene ved et datavarehus.

Begrensninger i transaksjonssystemenes data

Transaksjonssystemer er sjelden designet med tanke på avansert dataanalyse. For et eiendomsforvaltningsselskap er forvaltningssystemet sentralt, ettersom det lagrer data om eiendommer, leiekontrakter og leietakere. Leiekontrakter inneholder juridisk og finansiell informasjon, men er begrenset når det kommer til analytiske muligheter.

La oss si at du ønsker å lage en analyse som viser endringer i utleiegraden over tid, basert på når leiekontrakter starter og avsluttes. Forvaltningssystemet gir deg start- og sluttdatoer og kvadratmeter, men det er nødvendig å manipulere og utvide disse dataene for å lage en linjegraf som viser utviklingen måned for måned. For å gjøre dette, må du lage en egen tabell som allokerer utleid og ledig areal per måned.

Allerede med dette enkle eksempelet ser vi behovet for et datavarehus. For å utføre denne analysen trenger vi flere nye dimensjoner enn hva transaksjonssystemet tilbyr, og listen over nødvendige dataelementer vil bare vokse over tid.

Sammenstilling av data fra flere systemer

En av de største fordelene med et datavarehus er muligheten til å kombinere data fra flere systemer. For eksempel, for å beregne nøkkeltallet "felleskostnader per kvadratmeter" trenger du å sammenstille felleskostnader fra regnskapssystemet med arealdata fra forvaltningssystemet. Uten et datavarehus blir slike analyser langt mer tidkrevende og manuelle.

Når du først ser verdien av å koble sammen data fra ulike kilder, åpner det seg en verden av nye muligheter for innsikt og forbedring. For eksempel har eiendomsforvaltere som har implementert datavarehus opplevd over 20 % reduksjon i manuelle prosesser knyttet til rapportering, samt en økning i nøyaktigheten av økonomiske analyser, noe som har resultert i bedre ressursfordeling.

Fleksibilitet ved systembytte

Hvis du kobler rapporteringsverktøy direkte til transaksjonssystemene, binder du rapportene til datastrukturen i disse systemene. Dette kan skape problemer hvis du en dag velger å bytte systemleverandør, siden datastrukturen i det nye systemet sannsynligvis vil være annerledes. Da må alle rapportene bygges på nytt.

Med et datavarehus unngår du dette problemet. Her er rapportene koblet til datavarehusets datamodell, ikke transaksjonssystemets, noe som gir deg langt større fleksibilitet ved fremtidige systemendringer.

Kostnadshensyn og langsiktig planlegging

Selv om et datavarehus kan virke som en kostbar investering, bør det ses i lys av de langsiktige fordelene. Mange bedrifter vegrer seg for å ta steget på grunn av kostnadene knyttet til utvikling og drift. Men uten denne investeringen risikerer de å ende opp med ineffektive løsninger og frustrasjon over tid.

Å implementere et datavarehus krever flere trinn, fra kartlegging av datakilder og definisjon av nøkkeltall, til testing og integrasjon med eksisterende systemer. Ved å bryte ned implementeringen i faser, kan bedrifter bedre forutse kostnader og tidsbruk. Det er viktig at bedrifter vurderer sine langsiktige mål når det gjelder datahåndtering. Dersom målet er å ha et automatisert rapporteringssystem som samler inn data fra flere kilder og distribuerer dem til ulike roller i organisasjonen, må man være forberedt på at dette ikke er en lavkostløsning.

Fremtidensmuligheter

I fremtiden vil datavarehus i stadig større grad integreres med avanserte teknologier som maskinlæring og kunstig intelligens. Dette vil gjøre det mulig å forutse trender, optimalisere energibruken i bygninger og til og med predikere vedlikeholdsbehov før problemene oppstår. Ved å bruke disse teknologiene vil eiendomsforvaltere kunne ta proaktive beslutninger basert på presise dataanalyser, noe som ytterligere øker verdien av datavarehusløsninger.

Intrava: Løsning for eiendomsforvaltning

Intrava ble etablert nettopp for å fjerne usikkerheten og redusere kostnader og tidsbruk knyttet til implementeringen av en business intelligence-plattform for eiendomsforvaltningsselskaper, der datavarehuset er en kjernekomponent.

Betydningen av et datavarehus for eiendomsforvaltere

I eiendomsforvaltning forvaltes store verdier, og en pålitelig og smidig informasjonsflyt øker beslutningskraften, reduserer manuelt arbeid og sikrer bedre beslutninger på alle nivåer i organisasjonen. For eiendomsforvaltere som ønsker å ta kontroll over sin data og gjøre smartere beslutninger, er et datavarehus ikke bare et verktøy – det er en nødvendighet. Fremtidens eiendomsforvaltning handler om å utnytte data til sitt fulle potensial, og datavarehus er nøkkelen til å frigjøre denne kraften.