Siden oppstarten har vi arbeidet målrettet med å utvikle og skreddersy et business intelligence-system spesielt for eiendomsselskaper. I denne artikkelen deler vi vår innsikt i den unike verdien et business intelligence-system kan tilføre disse selskapene.

Forståelse av et Business Intelligence-system

Begrepet "Business Intelligence" har en bred anvendelse og forbindes ofte med dashbord eller dashbordverktøy som PowerBI, Tableau, Qlik og mange andre. Vi bruker bevisst "verktøy" i stedet for "system" når vi beskriver disse programvareproduktene for å understreke en viktig forskjell. Disse verktøyene utgjør bare en del av et helhetlig business intelligence-system. Man kan trekke parallell til en bil; dashbordverktøyet er som chassiset, mens de andre komponentene til sammen utgjør drivverket.

Et BI-system består av tre hovedelementer: (1) teknologi for dataintegrasjon og -transformasjon, (2) en sentralisert database som er optimalisert for analyse (også kalt datavarehus), og (3) programvare for dashbord. 

Hva har dette med eiendomsbedrifter å gjøre? Eiendomsselskaper er dataintensive foretak med kompliserte kjernesystemer. Ansatte bruker mye tid på å sortere og organisere rådata fra de ulike datasystemene, særlig eiendomsforvaltning og regnskapssystemer. Denne omhyggelige og manuelle konsolideringen av data er uunnværlig fordi systemene ikke lagrer data i et analysevennlig format. Ofte kombinerer de også data fra flere systemer i én enkelt rapport.

Dette betyr at det ikke er nok å koble et dashboardverktøy til databasene våre for å eliminere manuelle datahåndteringsprosesser, noe som har ført til utilfredsstillende resultater for mange selskaper i ulike bransjer. For å overvinne denne hindringen må man ta i bruk avansert teknologi som kan automatisere disse manuelle prosessene. Derfor er et omfattende BI-system en nødvendighet; et dashboardverktøy alene kan ikke gjøre jobben.

Det finnes mange andre grunner til at eiendomsselskaper trenger et omfattende BI-system og ikke bare et dashbord-verktøy. Eksemplet ovenfor bør imidlertid være et godt eksempel.

Hva får eiendomsselskaper til å investere i et Business Intelligence-system?

Det ligger i menneskets natur å kjøpe løsninger på problemer snarere enn ekstra fordeler. Her er noen av utfordringene eiendomsbransjen står overfor når det gjelder business intelligence-systemer.

Personavhengighet og informasjonsforsinkelser

I de fleste eiendomsselskaper er det noen få teammedlemmer, ofte kalt "power users", som administrerer de respektive datasystemene. Disse personene, som vanligvis er business controllere, økonomimedarbeidere og eiendomscontrollere, har god kunnskap om systemene og leverer jevnlig data til sine kolleger. Denne modellen skaper imidlertid sårbarhet i organisasjonen, og det oppstår forstyrrelser hvis disse "power users" er utilgjengelige.

I tillegg fører ekspertisen deres ofte til en økende mengde forespørsler som går ut over deres primære ansvarsområder og skaper en uholdbar etterslepspukkel. Over tid kan dette føre til frustrasjon og til og med misnøye med jobben blant power users, på grunn av utvidelsen av deres roller og ansvarsområder.

Inkonsistent og upålitelig informasjon

Datakvalitet og konsistent rapportering er fortsatt en utfordring. Power users distribuerer ikke bare data, men kontrollerer også dataene som distribueres, og kan dermed endre, legge til eller holde tilbake data etter eget forgodtbefinnende. Denne situasjonen kan føre til risiko forbundet med manuell datahåndtering og rapportering.

I tillegg er det ofte slik at de som bruker systemet og mottar data og rapporter, ikke er klar over manglende data, feilregistreringer og andre avvik. Et robust business intelligence-system kan ikke bare distribuere data til de rette rollene til rett tid, men også synliggjøre datahull og feil i de underliggende systemene. Dette kan skape trygghet for alle datakonsumenter i organisasjonen, og hjelpe systemansvarlige med å opprettholde et ryddig datagrunnlag. 

Ufullstendig bilde

Det er ofte viktige dataelementer som trengs i rapporter, men som ikke finnes i datasystemene, for eksempel prognoser, eiendomsverdier, tilpasset områdesegmentering med mer. Dette kan forsterke behovet for manuell datahåndtering. Et robust BI-system kan imidlertid enkelt håndtere slike data selv om de ligger i regneark.

Konklusjon

Eiendomsselskaper har unike og komplekse behov som enkle dashbordverktøy ikke kan dekke. Et omfattende business intelligence-system er mer enn luksus, det er en nødvendighet. Det løser en rekke problemer, som for eksempel stor dataavhengighet, avhengighet av noen få power users, forsinkelser og inkonsekvens i informasjonen og utfordringen med å integrere data fra ulike systemer. Et fullverdig BI-system effektiviserer dataintegrasjon, -transformasjon og -presentasjon. Det reduserer personavhengigheten og den tilhørende risikoen, øker informasjonens pålitelighet og gir et komplett bilde ved å sammenstille data fra flere kilder. Dermed går spørsmålet fra "hvorfor trenger et eiendomsforvaltningsselskap et business intelligence-system?" til "hvor raskt kan de implementere et?".